インターネットFAX導入のポイントを解説！必要な情報を分かりやすく紹介します
インターネットFAXは、インターネット回線を用いてFAXの送受信が行えるサービスです。
契約すればすぐに使えるという手軽さに加えて、リーズナブルな料金体系も魅力です。
ただし、それほどFAXを利用しないようなケースだと既存のサービスのままの方がコストが抑えられることもあるので、導入に際してはコストパフォーマンスの良し悪しについてしっかり検討することが重要です。
また、事業者ごとに提供しているインターネットFAXの機能が異なるため、自らのニーズを満たしているかも事前に見極めるようにしましょう。
インターネットFAXを利用することのメリット
インターネットFAXを利用することのメリットですが、これは従来のファックス機器と同じように送信や受信ができる一方で、実際のファックス機器とか電話回線への加入を必要としません。
インターネット環境と、それに接続するためのパソコンやスマートホンなどの機器がありさえすれば、今までと同じようにファックスが使えるのが大きな特徴です。
相手方はインターネットFAXを利用していることは必須ではなく、昔ながらの電話回線とファックス機器であっても全く問題はありません。
ネット環境とかそれに接続する機器は今ではほとんどの人が持っているでしょうから、新たな投資など一切必要なく利用開始できるわけです。
紙での送信や受信の代わりに電子的にPDFファイルでやり取りしますので、紙の無駄が発生しないというメリットもあります。
ネット環境さえあれば、固定されたオフィス内だけではなく全国どこにいても同じように使えることも大きな利点です。
インターネットFAXで業務効率化を進めよう
企業には様々な課題を抱えています。
特に人材不足が深刻になり、このままだと企業活動を維持することができなくなるところが増えると予測されています。
人材不足をカバーするために、使えるツールは積極的に活用するべきです。
そこで、インターネットFAXの利用をおすすめします。
複雑な操作がないですし、一斉に数千件に送信できるので業務効率化をしたい企業にピッタリです。
事務処理にかかる時間を削減できます。
機会の操作が苦手な方でも、何回か使用していれば問題なく扱うことができるようになるので大丈夫です。
ただ、インターネットFAXも様々なものがあるので、よく比較してから決めることが重要になります。
どれも同じに見えるかもしれませんが、比較してみると異なる部分が結構あります。
業務効率化のために必要な機能が付いているか、安心して利用できるセキュリティなのかなど重視して決めるべきです。
情報収集が不十分なまま決めてしまうと、後悔することになります。
インターネットFAXは従来の方法と何が異なるのか
インターネットFAXと従来のFAXには、いくつかの違いがあります。
もっとも大きな違いはインターネット回線と電話回線の差でしょう。
インターネットFAXはその名の通り、インターネット回線を使って送受信を行います。
一方で従来の方法は電話回線を使って行い、原稿や書面などを相手のFAX機に送り届けます。
インターネットFAXでは全てがデジタル化されており、わざわざ紙の原稿を作る必要はなく、相手方にファイルのまま送信できるのも特徴です。
回線さえあればどんな端末でも受信可能で、パソコンの他にスマートフォンやタブレットも使用できるようになっています。
また、従来の方法と比べて送信データの管理が簡単な点もポイントでしょう。
複数の相手への一斉送信のほかに、送信履歴の確認なども手軽に行えるようになっています。
取引先や利用日時、FAX番号などで簡単に検索を行い、パソコンやスマートフォンで内容を確認することもできます。
インターネットFAXは管理がしやすい
昔は電話機に印刷が可能なFAXの機能が備わっていることが多かったですが、そこまで需要がなくなってしまったこともあり、FAX自体が古いと感じてしまうくらいあまり見ることがなくなってきました。
そのかわり、更に快適に利用できるようになった便利なインターネットFAXの存在が注目されるようになってきているので、仕事などの関係で利用する頻度が高いのであればぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
インターネットFAXの魅力について詳しく紹介していくと、インターネット回線を使って送受信を簡単に行うことができる機能性の高さにあります。
インターネット回線に繋がる環境であればどこからでも利用することが可能ですし、履歴の管理も簡単に行えるようになるので面倒な作業を問題なくこなすことができるようになりました。
更に、手軽にデータを送信することが可能になったり、送信時間が短縮されることで効率的な作業ができる環境が整うので、導入しておくことで様々なメリットが生まれることも魅力的と言えます。
